Stellenanzeige Objektbuchhalter:in: Vorlage zum Übernehmen
Objektbuchhalter werden oft mit einer Anzeige gesucht, die genauso gut für eine Finanzbuchhaltung im Handel passen würde. Genau daran scheitert der Rücklauf. Wer Hausgeld, Kautionen, Rücklagen und Umlagen kennt, will die eigenen Begriffe lesen. Diese Vorlage bleibt deshalb konsequent in der Sprache der Wohnungswirtschaft und nennt die Systeme beim Namen.
Objektbuchhalter (m/w/d) für [Anzahl] Einheiten in [Ort]
[Firmenname] verwaltet in [Ort] rund [Anzahl] Einheiten in WEG- und Mietverwaltung. Die Buchhaltung ist bei uns ein eigener Bereich mit [Anzahl] Kolleginnen und Kollegen und nicht die Nebenaufgabe der Verwalter. Zum [Zeitpunkt] besetzen wir eine Stelle in der Objektbuchhaltung, zuständig für [Anzahl] Objekte.
Ihre Aufgaben
- Sie führen die laufende Buchhaltung für [Anzahl] Objekte, getrennt nach Wohnungseigentümergemeinschaften und Mietobjekten.
- Sie erfassen und kontieren Eingangsrechnungen, stimmen sie mit der sachlichen Freigabe der Verwalter ab und stellen die Zahlläufe bereit.
- Sie überwachen Hausgeld- und Mieteingänge, führen das Mahnwesen und stimmen offene Posten mit der Verwaltung ab.
- Sie bewirtschaften Kautions-, Rücklagen- und Objektkonten und stimmen die Bestände regelmäßig ab.
- Sie bereiten Jahresabrechnungen nach § 28 WEG sowie Betriebs- und Heizkostenabrechnungen nach BetrKV und Heizkostenverordnung vor, sodass die Verwalter sie in die Versammlung geben können.
- Sie pflegen Stammdaten, Verteilerschlüssel und Umlagearten in [DOMUS 4000, Haufe PowerHaus, Wodis, immoware24 oder Ihrem System].
- Sie stellen Unterlagen für die Belegprüfung durch den Verwaltungsbeirat zusammen.
Das bringen Sie mit
- Kaufmännische Ausbildung, gerne mit Weiterbildung im Rechnungswesen, oder Berufserfahrung in der Objekt- oder Mietenbuchhaltung.
- Sicherheit in Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie im Zahlungsverkehr per SEPA-Lastschrift und Überweisung.
- Verständnis für die Besonderheiten der wohnungswirtschaftlichen Buchhaltung, insbesondere Trennung des Gemeinschaftsvermögens, Erhaltungsrücklage und Umlagefähigkeit von Kosten.
- Erfahrung mit einer branchenüblichen Software, alternativ Bereitschaft, sich in [System] einzuarbeiten.
- Genauigkeit auch dann, wenn im Frühjahr mehrere Abrechnungen gleichzeitig anstehen.
Was wir bieten
- [Betrag] bis [Betrag] Euro im Jahr bei [Wochenstunden] Stunden, Teilzeit ab [Anzahl] Stunden möglich.
- Ein fester Objektkreis, damit Sie Ihre Zahlen und Ihre Ansprechpartner kennen.
- [Anzahl] Tage mobiles Arbeiten pro Woche, in der Abrechnungsphase auch mehr.
- Klare Abgrenzung zur Verwaltung: Sachliche Rechnungsprüfung und Objektkommunikation bleiben bei den Verwaltern.
- Einarbeitung durch [Name oder Funktion] über [Zeitraum] statt Einweisung am ersten Tag.
- Weiterbildungen zu Betriebskostenrecht und [Softwarename], bezahlt und während der Arbeitszeit.
- [Anzahl] Urlaubstage, unbefristet, [betriebliche Altersvorsorge oder weitere Leistung].
Senden Sie Ihren Lebenslauf an [E-Mail-Adresse]. Wenn Sie zuerst wissen möchten, mit welchem System wir arbeiten und wie viele Buchungen pro Monat anfallen, rufen Sie [Name] unter [Telefonnummer] an. Wir antworten innerhalb von [Anzahl] Werktagen. Auf Wunsch zeigen wir Ihnen im Gespräch eine anonymisierte Abrechnung aus dem Bestand.
Was an den meisten Anzeigen nicht funktioniert
Wer Debitoren, Kreditoren und Kontenabstimmung schreibt, ohne Hausgeld, Umlage und Rücklage zu erwähnen, wird in den Jobbörsen von den falschen Leuten gefunden. Die Branchenbegriffe sind zugleich die Suchbegriffe der passenden Kandidaten.
Objektbuchhalter haben oft jahrelang mit einem System gearbeitet und wissen genau, wie viel Umstellung sie kostet. DOMUS, Haufe PowerHaus, Wodis oder iX-Haus zu nennen, zieht Bewerber an und filtert gleichzeitig sinnvoll vor.
In diesem Berufsbild ist ein erheblicher Teil der erfahrenen Fachkräfte an Teilzeit interessiert. Wer ausschließlich Vollzeit ausschreibt, schneidet einen großen Teil des verfügbaren Marktes ab, ohne es zu merken.
Anzahl der Einheiten, Anzahl der Objekte und Buchungen pro Monat sind für Bewerber die wichtigsten Kennzahlen. Ohne sie wirkt die Stelle beliebig und die Vermutung liegt nahe, dass die Belastung hoch ist.
Häufig wird in der Praxis erwartet, dass die Buchhaltung nebenbei Mieteranrufe annimmt und Handwerkerrechnungen inhaltlich klärt. Wenn das bei Ihnen nicht so ist, schreiben Sie es hin. Wenn es so ist, schreiben Sie es ebenfalls hin, sonst kündigt die Person im ersten Jahr.
Was diese Anzeige realistisch bringt
Objektbuchhalter sind knapper, als viele Verwaltungen erwarten, weil klassische Bilanzbuchhalter die wohnungswirtschaftlichen Besonderheiten nicht mitbringen und die Einarbeitung mehrere Monate dauert. Bei einer regionalen Schaltung erhalten Sie typischerweise einige Bewerbungen aus der allgemeinen Finanzbuchhaltung und nur vereinzelt jemanden mit echter Objektbuchhaltungserfahrung. Eine Anzeige ist dann sinnvoll, wenn Sie bereit sind, eine erfahrene Buchhalterin oder einen Buchhalter aus einer anderen Branche einzuarbeiten, Teilzeit anbieten und die Software offen benennen. Verzichten sollten Sie auf die Schaltung, wenn Sie kurzfristig eine Vertretung während der Abrechnungssaison brauchen oder wenn Sie eine Person suchen, die zusätzlich Objekte betreut. Diese Doppelrolle findet auf dem freien Markt kaum jemanden. Zur Einordnung: Ein Stellenpaket bei StepStone bewegt sich je nach Reichweite zwischen 249 und 2.499 Euro pro Stelle, bei Indeed sind Budgets von rund 430 bis 800 Euro üblich. Beides kostet unabhängig davon, ob Sie am Ende jemanden einstellen.
Die Vorlage ist das eine. Die Besetzung das andere.
Wenn Sie die Anzeige gar nicht erst schalten wollen: Wir sprechen Objektbuchhalter direkt an, die nicht aktiv suchen — persönlich vorgeprüft, mit schriftlich garantierter Einstellung.