Direktvermittlung Schritt für Schritt: realistischer Zeitplan bis zum Arbeitsbeginn
Zwischen Ihrer Anfrage und dem ersten Arbeitstag liegen realistisch drei bis fünf Monate. Nur die erste Hälfte davon beeinflusst der Dienstleister. Wo die Zeit tatsächlich verloren geht und was eine Verwaltung oder ein Kreditinstitut in jedem Schritt selbst beisteuern muss.
Was Direktvermittlung von anderen Modellen unterscheidet
Bei der Direktvermittlung stellen Sie die vermittelte Person unmittelbar selbst an. Es entsteht ein normales Arbeitsverhältnis zwischen Ihrem Haus und der neuen Kollegin, der Dienstleister ist nach der Einstellung nicht mehr Vertragspartei. Das unterscheidet das Modell von der Arbeitnehmerüberlassung, bei der die Beschäftigten beim Verleiher angestellt bleiben und laufend abgerechnet wird.
Der zweite Unterschied betrifft die Suche. Eine Stellenanzeige wartet auf Bewerbungen. Eine Direktvermittlung spricht Menschen an, die aktuell in einer anderen Verwaltung oder bei einem anderen Institut arbeiten und sich nicht bewerben würden. Genau diese Gruppe ist bei Objektbetreuung, WEG-Verwaltung und qualifizierter Kundenberatung entscheidend, weil der offene Bewerbermarkt in vielen Regionen leergefegt ist.
Nach dem Branchenbarometer des VDIV kann mehr als die Hälfte der Immobilienverwaltungen offene Stellen nicht oder nur mit erheblicher Verzögerung besetzen. In den Ballungsräumen im Süden und im Rhein-Main-Gebiet ist die Lage bei Objektbetreuern besonders angespannt. Bei den Sparkassen rechnet der Verband mit einem jährlichen Einstellungsbedarf im vierstelligen Bereich je nach Jahr und Region. In beiden Branchen ist die Ansprache also der eigentliche Engpass, nicht die Auswahl.
Schritt 1: Briefing, Tag 1 bis 3
Das Briefing ist ein Gespräch von 45 bis 60 Minuten, danach reicht in der Regel ein kurzer schriftlicher Abgleich. Es entscheidet über den gesamten weiteren Verlauf, weil hier die Suchlogik festgelegt wird.
Sinnvoll ist es, gleich zu Beginn die Punkte zu klären, die später erfahrungsgemäß nachverhandelt werden. Dazu gehört das Gehaltsband. In tarifgebundenen Häusern ist es durch die Entgeltgruppe weitgehend vorgegeben, in inhabergeführten Verwaltungen dagegen oft erst dann festgelegt, wenn der erste passende Kandidat vorliegt. Das kostet Wochen.
Was Sie beisteuern müssen: eine belastbare Beschreibung der Aufgabe, das Gehaltsband, die Entscheidungswege und die Namen der Personen, die Gespräche führen. Alles andere kann der Dienstleister übernehmen.
- Bestandsgröße und Zuschnitt: Anzahl der Einheiten, Verhältnis WEG zu Miet- und Sondereigentumsverwaltung, Objekttypen
- Eingesetzte Software, etwa iX-Haus, DOMUS, Haufe PowerHaus oder Karthago, bei Instituten das jeweilige Kernbanksystem
- Erforderliche Nachweise: Zertifizierung nach Paragraf 26a WEG, Immobilienkaufmann oder Bankkaufmann, Sachkundenachweise in der Anlageberatung
- Gehaltsband mit Ober- und Untergrenze sowie variable Bestandteile
- Anwesenheitserwartung, Homeoffice-Regelung, Dienstwagen oder Fahrtkostenregelung
- Entscheidungsweg: wer führt Gespräche, wer entscheidet, ob Personalrat oder Betriebsrat beteiligt werden muss
Ein unklares Gehaltsband kostet im Schnitt mehr Zeit als eine schwierige Kandidatensuche.
Schritt 2: Ansprache und Vorauswahl, Woche 1 bis 3
In dieser Phase arbeitet der Dienstleister allein. Er identifiziert passende Profile, spricht sie an, führt Erstgespräche und prüft, ob die Wechselmotivation tragfähig ist. Der Aufwand liegt weniger im Finden als im Ansprechen: Wer heute eine WEG-Verwaltung mit 1.200 Einheiten betreut, bekommt mehrere Nachrichten pro Woche und reagiert nur, wenn das Angebot konkret und der Absender glaubwürdig ist.
Bei officehafen liegt die erste Kandidatenauswahl im Schnitt nach 3 Wochen vor. Vorgestellt werden ausschließlich persönlich vorgeprüfte Kandidaten, also Menschen, mit denen tatsächlich gesprochen wurde und die die Position kennen.
Was Sie beisteuern müssen: Rückmeldung. Zwei bis drei Werktage je Profil sind der realistische Rahmen. Länger sollte es nicht dauern, weil gute Kandidaten in dieser Marktlage parallel mit anderen Häusern sprechen.
Schritt 3: Gespräche und Entscheidung, Woche 4 bis 7
Üblich sind zwei Gesprächsrunden. Die erste dient dem gegenseitigen Kennenlernen, die zweite der fachlichen Tiefe und dem Blick in den Betrieb. Bei Verwaltungen bewährt sich eine kurze Objektbegehung oder ein Gespräch mit der künftigen Teamleitung, bei Instituten ein Termin in der Filiale, in der die Person später arbeitet.
Hier entsteht der größte Zeitverlust, und zwar fast immer an derselben Stelle: der Terminfindung. Wenn drei Personen aus der Geschäftsführung anwesend sein sollen und die Kalender erst in zweieinhalb Wochen eine gemeinsame Stunde hergeben, ist der Kandidat bis dahin womöglich anderweitig gebunden. Zwei feste Zeitfenster pro Woche, die vorab freigehalten werden, lösen dieses Problem zuverlässiger als jede Optimierung im Suchprozess.
In Häusern mit Personalvertretung kommt ein weiterer Schritt hinzu. Bei Sparkassen als Anstalten des öffentlichen Rechts ist der Personalrat an der Einstellung zu beteiligen, in privatrechtlich organisierten Unternehmen der Betriebsrat nach Paragraf 99 BetrVG. Das ist kein Hindernis, aber ein Termin im Kalender, der eingeplant und nicht erst nach der mündlichen Zusage entdeckt werden sollte.
Was Sie beisteuern müssen: Verfügbarkeit der Entscheider, eine klare Absage- oder Zusagelogik und eine Rückmeldung innerhalb weniger Tage nach dem letzten Gespräch.
Schritt 4: Angebot, Vertrag und Kündigungsfrist, Woche 7 bis 10
Sobald die Entscheidung steht, sollte das schriftliche Angebot innerhalb von 48 Stunden vorliegen. Die Zeit zwischen mündlicher Zusage und Vertrag ist die verwundbarste Phase des gesamten Prozesses, weil der aktuelle Arbeitgeber in dieser Zeit oft ein Gegenangebot macht.
Danach übernimmt die Kündigungsfrist des Kandidaten. In inhabergeführten Verwaltungen sind ein bis drei Monate zum Monatsende üblich. In tarifgebundenen Häusern ist die Frist nach Beschäftigungsjahren gestaffelt und läuft zum Quartalsende, bei langer Betriebszugehörigkeit können daraus mehrere Monate werden. Wer im Februar entscheidet, bekommt die Person unter Umständen erst zum 1. Oktober.
Diese Rechnung sollten Sie bereits im Briefing aufstellen, nicht am Ende. Sie beeinflusst, ob eine Übergangslösung nötig ist und wie der Bestand in der Zwischenzeit betreut wird.
Schritt 5: Zwischen Unterschrift und erstem Arbeitstag
Diese Wochen werden regelmäßig unterschätzt. Formal ist alles erledigt, praktisch entscheidet sich hier, ob die Besetzung trägt.
In der Immobilienverwaltung steht die Bestandsübergabe an. Wenn der Vorgänger bereits ausgeschieden ist, geht Wissen verloren, das in keinem System steht: die Historie strittiger Beschlüsse, die Besonderheiten einzelner Beiräte, laufende Gewährleistungsverfahren. Zwei bis vier Wochen Überschneidung oder wenigstens ein strukturiertes Übergabeprotokoll sind der Unterschied zwischen einem ruhigen und einem schwierigen ersten Quartal. Beachten Sie außerdem die Versammlungssaison: Wer im ersten Halbjahr startet, übernimmt einen Bestand mitten in der Eigentümerversammlungsphase.
Bei Kreditinstituten liegt der Schwerpunkt anders. Beschäftigte in der Anlageberatung, als Vertriebsbeauftragte oder als Compliance-Beauftragte müssen nach den Vorgaben des Wertpapierhandelsgesetzes sachkundig sein und vor Aufnahme der Tätigkeit bei der BaFin gemeldet werden. Die Meldung läuft über das elektronische Portal der Aufsicht und braucht Vorlauf. Prüfen Sie außerdem frühzeitig, ob vorhandene Sachkundenachweise anerkannt werden oder eine Nachqualifizierung ansteht.
Was Sie beisteuern müssen: Arbeitsplatz, Zugänge, ein Einarbeitungsplan für die ersten vier Wochen und eine feste Ansprechperson. Der häufigste vermeidbare Fehler ist ein erster Arbeitstag ohne eingerichteten Systemzugang.
An welchen Stellen die Besetzung liegen bleibt
In der Rückschau lassen sich die Verzögerungen fast immer auf eine überschaubare Zahl von Ursachen zurückführen. Keine davon liegt in der Kandidatensuche.
Wenn Sie diese Punkte vor dem Start klären, verkürzt sich die Gesamtdauer erfahrungsgemäß um mehrere Wochen, ohne dass irgendjemand schneller arbeiten muss.
- Das Gehaltsband wird erst festgelegt, wenn der erste Kandidat vorliegt
- Gesprächstermine kommen erst nach zwei bis drei Wochen zustande, weil zu viele Personen anwesend sein sollen
- Nach dem letzten Gespräch vergeht mehr als eine Woche bis zur Entscheidung
- Das schriftliche Angebot folgt der mündlichen Zusage mit mehreren Tagen Abstand
- Die Beteiligung von Personalrat oder Betriebsrat wird erst nach der Zusage eingeplant
- Fehlende oder nicht anerkannte Qualifikationsnachweise fallen erst kurz vor Antritt auf
- Die Bestandsübergabe ist nicht organisiert, weil der Vorgänger bereits gegangen ist
Die Suche dauert Wochen, die Abstimmung dauert Monate. Der Hebel liegt fast immer im eigenen Haus.
Was Arbeitgeber uns dazu fragen
Wie viel Zeit vergeht von der Anfrage bis zum ersten Arbeitstag?+
Rechnen Sie mit drei bis fünf Monaten von der Anfrage bis zum ersten Arbeitstag. Etwa sechs bis zehn Wochen entfallen auf Suche, Gespräche und Entscheidung, der Rest auf die Kündigungsfrist des Kandidaten. Bei officehafen liegt die erste Kandidatenauswahl im Schnitt nach 3 Wochen vor.
Was muss der Arbeitgeber selbst beisteuern?+
Ein belastbares Briefing mit festgelegtem Gehaltsband, verlässliche Rückmeldungen innerhalb von zwei bis drei Werktagen, verfügbare Gesprächstermine und eine zügige Entscheidung. Die Ansprache, Vorauswahl und Koordination übernimmt der Dienstleister.
Woran scheitern Besetzungen am häufigsten?+
An Zeit, nicht an Kandidaten. Die häufigsten Ursachen sind späte Terminfindung, ein unklares Gehaltsband und eine Lücke zwischen mündlicher Zusage und schriftlichem Angebot. In dieser Lücke kommt regelmäßig das Gegenangebot des bisherigen Arbeitgebers.
Was ist bei tarifgebundenen Häusern und Personalvertretung zu beachten?+
Die Beteiligung des Personalrats beziehungsweise des Betriebsrats nach Paragraf 99 BetrVG gehört von Anfang an in den Zeitplan, nicht erst hinter die Zusage. Zusätzlich sind Kündigungsfristen nach Beschäftigungsjahren gestaffelt und laufen zum Quartalsende, was den Eintrittstermin deutlich nach hinten schieben kann.
Läuft die Suche sichtbar oder diskret?+
Wir suchen ohne Stellenanzeige und sprechen Kandidaten direkt an. Ihr Haus wird gegenüber Kandidaten erst genannt, wenn beiderseits echtes Interesse besteht. Das ist gerade dann relevant, wenn eine besetzte Position nachbesetzt werden soll oder Wettbewerber am selben Standort sitzen.
Besprechen wir Ihre offene Stelle.
Sie schildern uns kurz die Vakanz, wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einer ehrlichen Einschätzung: Verfügbarkeit im Markt, realistisches Gehaltsband und wie schnell wir liefern können. Die Konditionen nennen wir Ihnen dabei verbindlich.