Personalvermittlung auswählen: woran Sie Qualität vor der Beauftragung erkennen
Der Markt für Personaldienstleistungen ist unübersichtlich, die Versprechen ähneln sich, und der Preis sagt wenig über das Ergebnis. Woran Verwaltungsleitungen und Personalverantwortliche in Instituten die Spreu vom Weizen trennen, bevor der erste Auftrag erteilt ist.
Branchenspezialist oder Generalist
Ein Generalist besetzt vom Lageristen bis zur Controllerin alles, was angefragt wird. Sein Vorteil ist Reichweite, sein Nachteil ist Tiefe. Ein Spezialist kennt eine Branche, dafür aber wirklich. Der Unterschied wird im ersten Gespräch hörbar, lange bevor der erste Lebenslauf kommt.
Der einfachste Test besteht darin, den Dienstleister über Ihre eigene Arbeit sprechen zu lassen. Wer für Immobilienverwaltungen sucht, sollte den Unterschied zwischen WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung nicht erklärt bekommen müssen, sollte wissen, was ein Betreuungsschlüssel von 1.400 Einheiten für die Belastung bedeutet, und sollte mit Begriffen wie iX-Haus, DOMUS oder Haufe PowerHaus etwas anfangen können.
Für Banken und Sparkassen gilt dasselbe auf anderem Feld. Ein passender Dienstleister kennt den Unterschied zwischen Servicebereich, Individualkundenbetreuung und Firmenkundengeschäft, weiß, dass die Vergütung in tarifgebundenen Häusern über Entgeltgruppen läuft und dadurch nur begrenzt verhandelbar ist, und kennt die Meldepflichten für Beschäftigte in der Anlageberatung.
Spezialisierung hat auch eine Kehrseite. Wer in Ihrer Region viele Häuser betreut, unterliegt Sperrvereinbarungen und kann bestimmte Wettbewerber nicht ansprechen. Fragen Sie deshalb konkret, welche Häuser in Ihrem Einzugsgebiet als gesperrt gelten.
Wenn Sie im ersten Gespräch Ihr eigenes Geschäft erklären müssen, zahlen Sie später für diese Einarbeitung.
Erfolgsbasis, Retainer oder Mischmodell
Auf Erfolgsbasis zahlen Sie nur bei einer tatsächlichen Einstellung. Das Risiko liegt beim Dienstleister, was zunächst angenehm klingt. Der Nebeneffekt: Wer nur bei Erfolg verdient, priorisiert die Mandate, die am schnellsten schließen. Eine schwierige Position in einer ländlichen Region rutscht dann nach hinten, ohne dass Ihnen das jemand sagt.
Beim Retainer zahlen Sie einen Teil der Vergütung vorab oder nach Meilensteinen, unabhängig vom Ergebnis. Sie kaufen damit Verbindlichkeit und in der Regel Exklusivität. Üblich ist dieses Modell bei Führungspositionen und in Executive-Search-Mandaten. Der Nachteil liegt auf der Hand: Sie zahlen auch dann, wenn niemand eingestellt wird.
Für die meisten Fachpositionen in Verwaltungen und Instituten ist die Erfolgsbasis das passende Modell, solange die Verbindlichkeit an anderer Stelle hergestellt wird. Ein Anbieter, der ein Zeitfenster für die erste Kandidatenauswahl zusagt und dieses Fenster im Vertrag benennt, schafft dieselbe Verlässlichkeit ohne Vorkasse.
Fragen Sie in jedem Fall, wie viele Mandate ein Berater parallel betreut. Diese Zahl sagt mehr über die zu erwartende Aufmerksamkeit aus als jedes Vergütungsmodell.
Sieben Fragen, die im Erstgespräch Klarheit schaffen
Ein bis zwei Erstgespräche von jeweils 30 Minuten reichen aus, um die Arbeitsweise eines Anbieters realistisch einzuschätzen. Die folgenden Fragen führen dabei am schnellsten zu belastbaren Antworten.
Notieren Sie sich nicht nur die Antworten, sondern auch, wie schnell sie kommen. Ein Anbieter, der die Anzahl seiner Besetzungen im letzten Jahr für Ihre Zielgruppe nicht aus dem Stand nennen kann, hat entweder wenige oder führt keine Statistik.
- Wie viele Positionen dieser Art haben Sie in den letzten zwölf Monaten tatsächlich besetzt, und in welchen Regionen
- Wie sprechen Sie Kandidaten an, die sich nicht bewerben würden, und mit welchem Argument
- Wer betreut mein Mandat operativ, und wie viele Mandate betreut diese Person parallel
- Wann liegt die erste Kandidatenauswahl vor, und was passiert, wenn dieses Zeitfenster nicht gehalten wird
- Wie prüfen Sie Kandidaten vor der Vorstellung, und was heißt vorgeprüft bei Ihnen konkret
- Wie ist die Absicherung geregelt, wenn die Besetzung im ersten halben Jahr scheitert
- Welche Häuser in meiner Region können Sie aufgrund bestehender Mandate nicht ansprechen
Antworten, die stutzig machen sollten
Manche Antworten sind aussagekräftiger als jedes Referenzschreiben. Die folgenden Muster deuten in der Praxis darauf hin, dass entweder die Datenbasis dünn ist oder die Arbeitsweise eine andere ist als beschrieben.
Keiner dieser Punkte ist für sich genommen ein Ausschlusskriterium. Treten mehrere gemeinsam auf, ist Zurückhaltung angebracht.
- Sofortige Zusage einer bestimmten Anzahl von Kandidaten binnen weniger Tage, ohne Rückfragen zur Position
- Profile im Erstgespräch, bevor die Anforderungen überhaupt besprochen wurden
- Ausweichende Antwort auf die Frage, wer das Mandat operativ betreut
- Keine oder nur vage Angaben zur Absicherung bei Ausfall, verbunden mit dem Hinweis, das kläre man später
- Kandidaten, die auf Nachfrage noch gar nicht persönlich gesprochen wurden
- Druck auf eine schnelle Unterschrift, verbunden mit einem befristeten Nachlass
- Unklarheit darüber, ob und wie lange nach Vertragsende noch Provision anfällt
Ein Anbieter, der Ihnen im Erstgespräch keine unbequeme Frage stellt, wird sie auch dem Kandidaten nicht stellen.
Die Arbeitsweise prüfen, bevor Sie beauftragen
Es gibt drei Wege, die Arbeitsweise eines Anbieters zu prüfen, ohne bereits gebunden zu sein. Der erste ist eine anonymisierte Kurzübersicht des Marktes für Ihre Position: Wie viele passende Profile gibt es im Umkreis, wie sieht das Gehaltsniveau aus, welche Häuser kommen als Quelle in Frage. Wer das im Gespräch skizzieren kann, arbeitet mit echtem Marktwissen.
Der zweite Weg ist eine Referenz aus einem vergleichbaren Haus. Vergleichbar heißt: ähnliche Größe, ähnliche Struktur, ähnliche Region. Eine Referenz aus einem Konzern hilft einer Verwaltung mit 18 Beschäftigten wenig. Fragen Sie den Referenzkunden nicht, ob er zufrieden war, sondern was schiefgelaufen ist und wie damit umgegangen wurde.
Der dritte Weg ist die Frage, wie der Anbieter mit Kandidaten umgeht, die abgelehnt werden. In einem überschaubaren regionalen Markt sprechen Objektbetreuer und Bankberater miteinander. Wer Absagen nicht sauber kommuniziert, beschädigt mittelfristig Ihren Ruf als Arbeitgeber, nicht seinen eigenen.
Kosten realistisch einordnen
Klassische Personalberatungen und Headhunter berechnen üblicherweise 20 bis 30 Prozent des Jahresbruttogehalts, wobei 30 Prozent inzwischen verbreitet sind. Bei einer Objektleitung oder einer qualifizierten Kundenberatung ergibt das eine Summe, die für inhabergeführte Verwaltungen und kleinere Institute spürbar ist.
Die Alternative ist selten kostenlos. Stellenanzeigen kosten Budget: Bei Indeed liegen die Aufwendungen je Stelle in der Größenordnung von rund 430 bis 800 Euro, StepStone-Pakete bewegen sich je nach Umfang zwischen 249 und 2.499 Euro je Stelle. Hinzu kommt der interne Aufwand für Sichtung, Terminkoordination und Gespräche, der in der Kalkulation regelmäßig fehlt. Und es kommt der Preis der Vakanz hinzu: ein Bestand, der auf die verbleibenden Kolleginnen verteilt wird, oder eine Filiale, in der Beratungstermine nicht angeboten werden können.
Bei officehafen liegen wir rund 50 Prozent günstiger als klassische Personalberatungen, also etwa beim halben Preis. Dazu gehören durchschnittlich 3 Wochen bis zur ersten Einstellung, Einstellungen schriftlich garantiert, persönlich vorgeprüfte Kandidaten und eine diskrete Suche ohne Stellenanzeige. Die konkreten Konditionen nennen wir Ihnen im Erstgespräch verbindlich.
Vergleichen Sie Angebote nicht am Prozentsatz, sondern an drei Größen gemeinsam: Preis, Zeit bis zur ersten Auswahl und Umfang der Absicherung. Ein niedriger Satz ohne belastbare Nachbesetzung ist teurer als ein höherer Satz mit sechs Monaten Absicherung.
Was Verwaltungen und Institute zusätzlich prüfen sollten
Für Immobilienverwaltungen kommt ein Punkt hinzu, den Generalisten selten mitdenken: Qualifikationsnachweise. Wenn eine Position perspektivisch die Zertifizierung nach Paragraf 26a WEG erfordert, sollte im Vorauswahlgespräch geklärt sein, ob der Kandidat die IHK-Prüfung abgelegt hat, eine gleichgestellte Qualifikation mitbringt oder die Prüfung nachholen müsste. Diese Frage nachträglich zu klären, kostet Monate.
Für Banken und Sparkassen ist der entsprechende Punkt die Sachkunde in regulierten Funktionen. Beschäftigte in der Anlageberatung, als Vertriebsbeauftragte oder als Compliance-Beauftragte müssen nach den Vorgaben des Wertpapierhandelsgesetzes sachkundig und zuverlässig sein und vor Aufnahme der Tätigkeit bei der BaFin gemeldet werden. Ein Dienstleister, der davon noch nie gehört hat, wird Ihnen Profile schicken, die formal nicht einsetzbar sind.
Der dritte Punkt betrifft beide Branchen gleichermaßen: Diskretion. Wenn eine besetzte Position nachbesetzt werden soll oder der Wettbewerber zwei Straßen weiter sitzt, ist eine Suche ohne öffentliche Anzeige keine Präferenz, sondern Bedingung. Klären Sie ausdrücklich, ab wann Ihr Haus gegenüber Kandidaten genannt wird.
Was Arbeitgeber uns dazu fragen
Spezialist oder Generalist: Was ist für uns sinnvoller?+
Für Fachpositionen in der Immobilienverwaltung und im Bankgeschäft in aller Regel der Spezialist. Er kennt die Zielgruppe, die Wechselgründe und die Anforderungen an Qualifikationsnachweise. Der Generalist hat Reichweite, braucht aber eine Einarbeitung in Ihr Geschäft, die Sie mitbezahlen.
Erfolgsbasis oder Retainer?+
Für Fachpositionen ist die Erfolgsbasis üblich und meist passend, weil Sie nur bei tatsächlicher Einstellung zahlen. Achten Sie darauf, dass die Verbindlichkeit an anderer Stelle entsteht, etwa durch ein zugesagtes Zeitfenster für die erste Kandidatenauswahl. Retainer-Modelle finden sich überwiegend bei Führungspositionen.
Was kostet eine Personalvermittlung üblicherweise?+
Klassische Personalberatungen und Headhunter berechnen 20 bis 30 Prozent des Jahresbruttogehalts, 30 Prozent sind inzwischen verbreitet. Zum Vergleich: Stellenanzeigen kosten bei Indeed rund 430 bis 800 Euro je Stelle, StepStone-Pakete zwischen 249 und 2.499 Euro. Wir liegen rund 50 Prozent unter dem Niveau klassischer Personalberatungen und nennen Ihnen die konkreten Konditionen im Erstgespräch verbindlich.
Wie viele Anbieter sollten wir ansprechen?+
Zwei bis drei Erstgespräche von je 30 Minuten reichen in der Regel aus. Mehr Anbieter parallel zu beauftragen bringt selten mehr Kandidaten, führt aber dazu, dass dieselben Personen mehrfach angesprochen werden. Das schadet der Außenwirkung Ihres Hauses im regionalen Markt.
Welche Antworten sollten uns stutzig machen?+
Zusagen zu einer bestimmten Anzahl Kandidaten binnen weniger Tage ohne jede Rückfrage zur Position, Profile bevor die Anforderungen besprochen sind, ausweichende Angaben dazu, wer das Mandat operativ betreut, und Unklarheit bei der Absicherung im Ausfall. Einzeln ist nichts davon entscheidend, gemeinsam schon.
Besprechen wir Ihre offene Stelle.
Sie schildern uns kurz die Vakanz, wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einer ehrlichen Einschätzung: Verfügbarkeit im Markt, realistisches Gehaltsband und wie schnell wir liefern können. Die Konditionen nennen wir Ihnen dabei verbindlich.