Garantie und Nachbesetzung: was die Zusagen im Markt tatsächlich bedeuten
Fast jeder Personaldienstleister wirbt mit einer Absicherung für den Fall, dass die Besetzung nicht hält. Die Spanne reicht von drei bis zwölf Monaten, und die Unterschiede liegen selten in der Frist, sondern in den Ausnahmen. Ein Marktüberblick für Immobilienverwaltungen, Banken und Sparkassen.
Warum es die Garantie überhaupt gibt
Die Provision entsteht typischerweise mit dem Zustandekommen des Arbeitsvertrags. Ob die Besetzung trägt, zeigt sich erst Monate später. Die Garantie schließt diese Lücke: Sie verteilt das Risiko, dass eine Vermittlung im ersten halben Jahr scheitert, zwischen Auftraggeber und Dienstleister.
Für Verwaltungen und Institute ist dieses Risiko nicht theoretisch. Ein Objektbetreuer, der nach zehn Wochen wieder geht, hinterlässt einen Bestand, der zweimal innerhalb eines Quartals übergeben wurde, verunsicherte Beiräte und offene Vorgänge. Eine Kundenberaterin, die in der Probezeit kündigt, nimmt Kundenbeziehungen mit, die gerade erst neu zugeordnet wurden. Der wirtschaftliche Schaden übersteigt die Provision meist deutlich.
Eine Garantie ist deshalb kein Bonus, sondern ein Mindeststandard. Interessant ist nicht, ob ein Anbieter eine hat, sondern was in ihr steht.
Übliche Fristen im Markt: drei, sechs oder zwölf Monate
Im Markt haben sich drei Größenordnungen etabliert. Drei Monate orientieren sich am kurzen Ende der Probezeit und sind vor allem bei Anbietern mit hohem Volumen und niedrigem Preis verbreitet. Sechs Monate decken die gesetzlich zulässige Probezeit ab und sind bei qualifizierten Fachpositionen die häufigste Regelung. Zwölf Monate finden sich überwiegend bei Führungspositionen und in Mandaten mit Retainer-Anteil.
Die Frist allein sagt allerdings wenig aus. Entscheidend ist, woran sie anknüpft. Eine Sechsmonatsfrist ab Vertragsunterzeichnung ist erheblich weniger wert als eine Sechsmonatsfrist ab dem ersten Arbeitstag, wenn zwischen beiden Terminen ein Quartal liegt. Genau das ist in tarifgebundenen Häusern der Normalfall.
Die zweite Frage betrifft die Probezeit. Wer eine Absicherung von drei Monaten hat, aber eine sechsmonatige Probezeit vereinbart, deckt nur die erste Hälfte des Zeitraums ab, in dem beide Seiten mit kurzer Frist kündigen können.
Eine Garantie ab dem ersten Arbeitstag ist im Zweifel mehr wert als eine doppelt so lange Garantie ab Vertragsunterschrift.
Nachbesetzung oder Rückerstattung: der Unterschied ist erheblich
Nachbesetzung bedeutet, dass der Dienstleister die Suche ohne zusätzliche Provision erneut aufnimmt. Sie bekommen also Leistung, kein Geld. Das ist sinnvoll, solange die Stelle weiterhin besetzt werden soll, und wertlos, wenn Sie die Position inzwischen anders gelöst haben.
Rückerstattung bedeutet, dass ein Teil der Provision zurückfließt. Üblich ist eine Staffelung: In den ersten Wochen wird ein großer Teil erstattet, danach sinkt der Anteil, ab einem bestimmten Zeitpunkt entfällt der Anspruch. Die konkreten Stufen sind Verhandlungssache und unterscheiden sich zwischen Anbietern deutlich.
Beide Modelle haben einen blinden Fleck. Bei der reinen Nachbesetzung gibt es oft keine Regelung für den Fall, dass der Dienstleister die Stelle nicht erneut besetzen kann. Dann steht eine unbegrenzte Verpflichtung im Vertrag, die praktisch ins Leere läuft. Sinnvoll ist eine Rückfalllösung: Wenn die Nachbesetzung innerhalb einer festen Frist nicht gelingt, wandelt sich der Anspruch in eine Erstattung.
Bei officehafen ist die Einstellung schriftlich garantiert, gerechnet ab dem ersten Arbeitstag.
Typische Ausschlüsse im Kleingedruckten
Die Ausschlüsse entscheiden, ob eine Garantie im Ernstfall greift. Die folgenden Klauseln sind marktüblich und in den meisten Fällen sachlich begründbar, sie sollten aber vor der Beauftragung bekannt sein und nicht danach.
Besonders relevant für Verwaltungen ist der Ausschluss bei geändertem Aufgabenzuschnitt. Wenn eine Objektbetreuerin mit 900 Einheiten startet und nach vier Monaten 1.400 verantwortet, weil zwei Kollegen ausgeschieden sind, wird sich mancher Anbieter darauf berufen, dass sie nicht mehr die vermittelte Position innehat.
Für Institute ist der Ausschluss bei betriebsbedingten Gründen der wichtigste. Wird ein Standort im Zuge einer Filialnetzanpassung geschlossen und die neu eingestellte Serviceberaterin verliert dadurch ihre Stelle, greift die Nachbesetzungspflicht in der Regel nicht. Ebenfalls beachtenswert: Scheitert die Besetzung daran, dass ein erforderlicher Sachkundenachweis für die Anlageberatung nicht anerkannt wird, ist die Zuständigkeit dafür in vielen Verträgen nicht geregelt.
- Betriebsbedingte Kündigung, Umstrukturierung, Standortschließung oder Insolvenz auf Arbeitgeberseite
- Wesentliche Änderung des Aufgabenzuschnitts, des Standorts oder der Vergütung nach Antritt
- Nichtantritt der Stelle, wenn dafür keine gesonderte Regelung getroffen wurde
- Verzug bei der Zahlung der Provision zum Zeitpunkt des Ausfalls
- Versäumte Meldefrist, häufig wenige Tage bis zwei Wochen ab Zugang der Kündigung
- Begrenzung auf eine einmalige Nachbesetzung je Position
- Bindung an dieselbe Position, dasselbe Gehaltsband und denselben Standort
Was eine Garantie in Verwaltungen und Instituten praktisch leisten muss
Eine Nachbesetzung, die erst nach vier Monaten anläuft, hilft einer Verwaltung wenig, wenn in der Zwischenzeit die Eigentümerversammlungen des Frühjahrs anstehen. Die eigentliche Frage lautet daher nicht nur, ob nachbesetzt wird, sondern wie schnell die Suche wieder anläuft und ob sie priorisiert behandelt wird.
Zweitens sollte die Regelung berücksichtigen, dass in beiden Branchen Qualifikationsnachweise eine Rolle spielen. Vereinbaren Sie, dass die Prüfung vorhandener Zertifikate und Sachkundenachweise zur Vorauswahl gehört. Damit wird ausgeschlossen, dass ein Ausfall aus einem Grund eintritt, den der Dienstleister vorher hätte erkennen können.
Drittens lohnt der Blick auf die Frage, was der Dienstleister aus einem Ausfall lernt. Ein seriöser Anbieter fragt nach, warum jemand gegangen ist, und passt die Suche an. Wer stattdessen unverzüglich das nächste Profil schickt, hat den Ausfall nicht verstanden.
Fragen, die Sie vor der Unterschrift stellen sollten
Alle folgenden Punkte lassen sich in einem Gespräch klären. Lassen Sie sich die Antworten schriftlich im Vertrag bestätigen, mündliche Zusagen helfen im Ernstfall nicht.
Wenn ein Anbieter bei mehreren dieser Fragen ausweicht oder auf spätere Klärung verweist, ist das ein belastbares Auswahlkriterium.
- Ab welchem Datum läuft die Frist, ab Vertragsunterschrift oder ab dem ersten Arbeitstag
- Nachbesetzung, Rückerstattung oder wahlweise beides, und wer entscheidet darüber
- Innerhalb welcher Frist muss der Ausfall gemeldet werden und in welcher Form
- Wie oft greift die Regelung je Position
- Was gilt, wenn die Nachbesetzung nicht gelingt, gibt es eine Rückfalllösung
- Welche Ausschlüsse sind vereinbart und wie sind sie formuliert
- Was passiert bei Nichtantritt zwischen Unterschrift und erstem Arbeitstag
Unsere Regelung bei officehafen
Wir arbeiten mit schriftlich garantierter Einstellung. Verlässt die vermittelte Person das Haus in diesem Zeitraum, nehmen wir die Suche ohne zusätzliche Provision wieder auf.
Vorgestellt werden ausschließlich persönlich vorgeprüfte Kandidaten, die erste Auswahl liegt im Schnitt nach 3 Wochen vor, und wir suchen diskret ohne Stellenanzeige. Preislich liegen wir rund 50 Prozent günstiger als klassische Personalberatungen.
Welche Ausschlüsse gelten, ab wann die Frist läuft und wie die Meldung erfolgt, besprechen wir vollständig im Erstgespräch. Die konkreten Konditionen nennen wir Ihnen dort verbindlich.
Was Arbeitgeber uns dazu fragen
Wie lange läuft eine Nachbesetzungsgarantie üblicherweise?+
Im Markt sind drei, sechs und zwölf Monate verbreitet. Sechs Monate ab dem ersten Arbeitstag sind bei qualifizierten Fachpositionen die häufigste Regelung, weil sie die übliche Probezeit abdeckt. Zwölf Monate finden sich überwiegend bei Führungspositionen.
Was ist der Unterschied zwischen Nachbesetzung und Rückerstattung?+
Bei der Nachbesetzung sucht der Dienstleister erneut, ohne dass eine weitere Provision anfällt. Bei der Rückerstattung fließt Geld zurück, meist gestaffelt nach der Dauer der Beschäftigung. Nachbesetzung nützt Ihnen, solange die Stelle weiterhin besetzt werden soll. Ist das nicht mehr der Fall, brauchen Sie eine Erstattungsregelung.
Greift die Garantie auch bei betriebsbedingter Kündigung?+
In der Regel nicht. Kündigungen aus betrieblichen Gründen, Umstrukturierungen und Standortschließungen sind in nahezu allen Verträgen ausgeschlossen, weil der Grund nicht in der Vermittlung liegt. Für Institute mit laufender Filialnetzanpassung ist das ein Punkt, der vor der Beauftragung besprochen gehört.
Gilt die Frist ab Vertragsunterschrift oder ab dem ersten Arbeitstag?+
Beides kommt vor, und der Unterschied ist erheblich. Bei tarifgebundenen Häusern liegen zwischen Unterschrift und Antritt oft mehrere Monate. Eine Frist ab Unterschrift kann dadurch schon zur Hälfte verbraucht sein, bevor die neue Kollegin den ersten Tag im Haus hatte. Bei uns läuft die Frist ab dem ersten Arbeitstag.
Was gilt, wenn die vermittelte Person die Stelle gar nicht erst antritt?+
Diese Konstellation ist von der Nachbesetzungsgarantie oft nicht erfasst, weil formal kein Ausfall im Beschäftigungsverhältnis vorliegt. Lassen Sie den Fall ausdrücklich regeln, gerade wenn zwischen Unterschrift und Antritt eine lange Kündigungsfrist liegt.
Besprechen wir Ihre offene Stelle.
Sie schildern uns kurz die Vakanz, wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einer ehrlichen Einschätzung: Verfügbarkeit im Markt, realistisches Gehaltsband und wie schnell wir liefern können. Die Konditionen nennen wir Ihnen dabei verbindlich.